Aby zapewnić uczciwą konkurencję i równe traktowanie rejestrujących w ramach procedury uiszczania opłat, ECHA została zobowiązana do przeprowadzania kontroli wielkości przedsiębiorstw, które zadeklarowały, że są uprawnione do skorzystania z ulgi dla MŚP.
Jeżeli rejestrujący określił dane przedsiębiorstwo jako mikro, małe lub średnie przedsiębiorstwo w systemie REACH-IT i zadeklarował tym samym, że zamierza skorzystać z ulgi dla MŚP, ECHA może w dowolnym momencie przeprowadzić weryfikację tego przedsiębiorstwa, aby sprawdzić, czy rzeczywiście jest ono MŚP.
Złożenie fałszywej deklaracji w kwestii wielkości przedsiębiorstwa może mieć bardzo poważne konsekwencje. Dlatego należy zapoznać się z informacjami przedstawionymi w sekcji Jak ustalić kategorię wielkości przedsiębiorstwa, a w przypadku stwierdzenia, że zadeklarowana wielkość przedsiębiorstwa jest nieprawidłowa, należy przejść do sekcji „Co zrobić w przypadku nieprawidłowego określenia kategorii wielkości MŚP.
W trakcie przeprowadzania procedury weryfikacji MŚP rejestrujący zostanie poproszony o przedstawienie dowodów w postaci dokumentów potwierdzających, że dane przedsiębiorstwo należy do zadeklarowanej kategorii wielkości. Jeżeli przedstawione dokumenty okażą się niewystarczające do ustalenia kategorii wielkości danego przedsiębiorstwa lub nie będą potwierdzały jego przynależności do zadeklarowanej kategorii wielkości, ECHA poinformuje rejestrującego o tym fakcie w odpowiedniej decyzji i wystawi odpowiednie faktury uzupełniające.
Niezapłacenie faktury wystawionej na kwotę odpowiadającą różnicy między obniżoną a standardową opłatą rejestracyjną w wyznaczonym terminie doprowadzi do cofnięcia pierwotnej decyzji o rejestracji, na mocy której przyznano numer rejestracji. Tym samym rejestrujący nie będzie już mógł korzystać z numeru rejestracji, który został mu początkowo przypisany.
Bardziej szczegółowe informacje na temat tej procedury zostały przedstawione w poniższych sekcjach.
Wniosek o przedstawienie dowodów w postaci dokumentów
- Dowody w postaci dokumentów* przedstawiają strukturę własności w dniu przedłożenia odpowiedniego wniosku (w sprawie rejestracji, aktualizacji rejestracji, zgłoszenia itp.) w systemie REACH-IT przez przedsiębiorstwo i dostarczają informacji na temat wszystkich bezpośrednich i pośrednich partnerów i powiązanych przedsiębiorstw, uwzględniając wszelkie udziały, prawa głosu lub inne środki wywierania wpływu istotne przy ustalaniu istnienia powiązań/partnerstw w rozumieniu art. 3 załącznika do zalecenia Komisji 2003/361/WE.
*Niektóre ze wskazanych poniżej dokumentów, w tym najnowsze poprawki do tych dokumentów przedstawiające podział udziałów, mogą posłużyć jako dowody zawierające informacje na temat udziałowców przedsiębiorstwa: wyciąg z rejestru spółek, statut spółki, dokumenty statutowe, akt założycielski, księga akcyjna przedsiębiorstwa itp.
- Kopie pełnego zestawu oficjalnych sprawozdań finansowych (skontrolowanych, jeżeli to ma zastosowanie) wraz z towarzyszącymi informacjami dodatkowymi i sprawozdaniami rocznymi lub pełny zestaw rocznych zeznań podatkowych za dwa ostatnie zatwierdzone okresy obrachunkowe poprzedzające termin każdego przedłożenia wniosku, jak również te same dokumenty każdego przedsiębiorstwa partnerskiego i/lub powiązanego, zgodnie z art. 3, 4 i 6 załącznika do zalecenia Komisji.
- Oficjalne świadectwo/informacje przekazane przez organ publiczny** potwierdzające, że liczba pracowników odpowiada liczbie rocznych jednostek pracy zgodnie z art. 5 załącznika do zalecenia Komisji w odniesieniu do każdego z dwóch ostatnio zatwierdzonych okresów obrotowych poprzedzających daty przedłożenia odpowiednich wniosków. Jeżeli wspomniane informacje zostaną zawarte w sprawozdaniach rocznych lub uwagach do skontrolowanych sprawozdań finansowych, rejestrujący nie jest zobowiązany do przedstawienia tych dokumentów.
**Oficjalne świadectwo przedstawiające informacje na temat liczby pracowników przedsiębiorstwa jest wydawane m.in. przez niektóre z następujących instytucji krajowych/lokalnych: urząd skarbowy, agencję skarbową, biuro ubezpieczeń, urząd pracy, urząd statystyczny, instytut ubezpieczenia zdrowotnego, prywatny zakład ubezpieczeń zdrowotnych itp.
Należy również pamiętać o obowiązku przekazania dokumentów wymienionych w pkt 1, 2 i 3 powyżej w odniesieniu do wszystkich bezpośrednich i pośrednich partnerów i powiązanych przedsiębiorstw wyższego i niższego szczebla, uwzględniając wszelkie udziały, prawa głosu lub inne środki wywierania wpływu istotne przy ustalaniu istnienia powiązań/partnerstw w rozumieniu art. 3 zalecenia Komisji.
Uwaga: Jeżeli przedsiębiorstwo lub którykolwiek z jego partnerów bądź powiązanych z nim przedsiębiorstw sporządza skonsolidowane sprawozdania finansowe lub jest ujmowany w sprawozdaniach finansowych innego przedsiębiorstwa wskutek konsolidacji, należy przekazać odpowiednie skonsolidowane sprawozdania wraz z dołączonymi do nich uwagami.
Jeżeli rejestrujący występuje w roli wyłącznego przedstawiciela, ocenę możliwości zastosowania ulgi dla MŚP należy przeprowadzić na podstawie informacje dotyczących liczby pracowników, obrotu i bilansu reprezentowanego producenta, producenta preparatu lub wytwórcy wyrobu spoza Wspólnoty, uwzględniając odpowiednie informacje przekazane przez przedsiębiorstwa powiązane i partnerów producenta, producenta preparatu lub wytwórcy wyrobu spoza Wspólnoty, zgodnie z zaleceniem 2003/361/WE.
Po zakończeniu analizy ECHA zwróci się w stosownych przypadkach o przekazanie kolejnych dokumentów. Po otrzymaniu kompletnej dokumentacji ECHA poinformuje rejestrującego o wyniku weryfikacji.
- W przypadku potwierdzenia możliwości skorzystania z ulgi ECHA przekaże rejestrującemu informację o wyniku weryfikacji, nie wystawiając żadnych faktur uzupełniających (dotyczących dopłat uzupełniających lub opłat administracyjnych).
- Jeżeli po przeprowadzeniu analizy dowodów w postaci dokumentów okaże się, że dane przedsiębiorstwo należy do wyższej kategorii wielkości niż kategoria zadeklarowana w momencie przedkładania wniosków, ECHA przekaże rejestrującemu decyzję, w której wskaże zidentyfikowaną kategorię wielkości, i wystawi faktury na kwotę odpowiadającą różnicy między obniżoną a standardową opłatą rejestracyjną dla prawidłowej kategorii wielkości oraz zwróci się o uiszczenie odpowiedniej opłaty administracyjnej.
Jeżeli jednak w trakcie przeprowadzania procedury weryfikacji MŚP rejestrujący nie przedstawi wystarczających dokumentów uzupełniających lub nie przedstawi żadnych takich dokumentów, nie będzie uprawniony do skorzystania z ulg dla MŚP. W konsekwencji ECHA zwróci się do rejestrującego o zapłatę kwoty odpowiadającej różnicy między obniżoną a standardową opłatą oraz o uiszczenie opłaty administracyjnej dla dużych (innych niż MŚP) przedsiębiorstw.
Zgodnie z art. 94 ust. 1 rozporządzenia REACH i art. 263 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej rejestrujący może zwrócić się do Sądu Unii Europejskiej o przeprowadzenie kontroli legalności wydanej decyzji w terminie dwóch miesięcy od otrzymania informacji o jej wydaniu. Na stronie internetowej Sądu Unii Europejskiej można uzyskać dostęp do przydatnych odniesień do tekstów prawnych regulujących procedurę w tym zakresie, a także do aide-mémoire opisujących procedurę zwracania się o przeprowadzenie tego rodzaju kontroli.
Faktury zobowiązujące do wniesienia dopłat uzupełniających i opłaty administracyjne
Jak wyjaśniono w poprzedniej sekcji, po zakończeniu procedury weryfikacji zadeklarowanej kategorii MŚP ECHA pobiera opłatę określoną dla odpowiedniej kategorii wielkości przedsiębiorstwa, a także opłatę administracyjną od każdego rejestrującego, który złożył fałszywą deklarację w kwestii możliwości skorzystania z ulgi, zgodnie z art. 13 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 340/2008 w sprawie opłat. Wysokość opłaty została pierwotnie określona w decyzji zarządu ECHA MB/D/29/2010 w sprawie klasyfikacji usług, która została następnie zmieniona decyzją zarządu MB/21/2012/D i decyzją zarządu MB/14/2015.
W związku z tym w przypadku, gdy dowody w postaci dokumentów przekazanych przez rejestrującego w trakcie procedury weryfikacji MŚP nie potwierdzą, że dane przedsiębiorstwo należy do kategorii MŚP zadeklarowanej w momencie przedłożenia odpowiedniego wniosku (w sprawie rejestracji, aktualizacji rejestracji, zgłoszenia itp.), ECHA zwróci się do rejestrującego o uiszczenie kwoty odpowiadającej różnicy między obniżoną kwotą a kwotą wyznaczoną dla faktycznej wielkości danego przedsiębiorstwa, a także o uiszczenie odpowiedniej opłaty administracyjnej.
Jeżeli w trakcie przeprowadzania procedury weryfikacji MŚP rejestrujący nie przedstawi wystarczających dokumentów uzupełniających lub nie przedstawi żadnych takich dokumentów, nie będzie uprawniony do skorzystania z ulg dla MŚP. W konsekwencji ECHA zwróci się do rejestrującego o uiszczenie kwoty odpowiadającej różnicy między obniżoną i standardową opłatą oraz o uiszczenie opłaty administracyjnej dla dużych (innych niż MŚP) przedsiębiorstw.
W przypadku dokonania prawidłowej korekty wielkości przedsiębiorstwa po otrzymaniu odpowiednich informacji w tym zakresie od ECHA, kwota odpowiedniej opłaty administracyjnej może ulec obniżeniu o 50 procent w stosownych przypadkach, jak zostało to szczegółowo wyjaśnione w sekcji „Co zrobić w przypadku nieprawidłowego określenia kategorii wielkości MŚP".
W sekcji Opłaty administracyjne przedstawiono informacje na temat wysokości opłat dla poszczególnych kategorii wielkości przedsiębiorstw.
Cofnięcie decyzji o rejestracji
Rejestrujący, którym nie udało się wykazać, że są uprawnieni do skorzystania z ulgi dla MŚP, są zobowiązani do uiszczenia odpowiednich opłat w wyznaczonych terminach, zgodnie z decyzją wydaną przez ECHA po zakończeniu procedury weryfikacji MŚP oraz z odpowiednimi fakturami.
Początkowy termin płatności wyznacza się w fakturach uzupełniających wystawianych po zakończeniu weryfikacji MŚP. W przypadku nieuiszczenia płatności termin ten zostanie jednorazowo przedłużony. Jeżeli rejestrujący nie uiści pełnej kwoty płatności w wyznaczonym przedłużonym terminie, ECHA cofnie decyzję, na mocy której wcześniej zatwierdziła rejestrację. Tym samym korzystanie z odpowiedniego numeru rejestracji nie będzie już dozwolone, a numer ten zostanie zdezaktywowany w bazie danych ECHA. Dodatkowo żadna część opłaty rejestracyjnej, która została już uiszczona w momencie przedłożenia wniosku o rejestrację, nie będzie podlegała zwrotowi. Przedsiębiorstwo otrzyma powiadomienie w sprawie wydania decyzji o cofnięciu rejestracji, a ECHA poinformuje o tym fakcie właściwe organy odpowiedniego państwa członkowskiego.
Zgodnie z art. 20 ust. 5 rozporządzenia REACH rejestrujący mogą odwołać się od decyzji o cofnięciu rejestracji do Rady Odwoławczej ECHA w terminie trzech miesięcy od daty otrzymania powiadomienia informującego o wydaniu takiej decyzji. Procedura składania odwołania została opisana w odpowiedniej sekcji strony internetowej poświęconej Radzie Odwoławczej.
