Éléments à prendre en compte pour votre activité

Démontrer l’utilisation en toute sécurité de votre substance dans un dossier d’enregistrement nécessite un investissement considérable en termes de temps, d’argent et d’expertise.

Vous devrez entamer un dialogue et, normalement, prendre des dispositions contractuelles avec les entreprises co-déclarantes afin de convenir du mode de partage des coûts des données relatives aux dangers nécessaires et du travail connexe sur l’évaluation des risques. Vous devrez également vous mettre d’accord sur la manière de présenter ces informations dans le dossier d’enregistrement.

N’oubliez pas que grâce à l’enregistrement, vous êtes en mesure de montrer à vos clients que vous êtes un fournisseur responsable qui contribue à l’utilisation en toute sécurité des produits chimiques. 

 

1. Quel marché pour votre substance?

Découvrez les besoins de vos clients Informez vos clients le plus tôt possible de vos intentions de procéder à un enregistrement afin de pouvoir appréhender la demande pour cette substance.

Tenez compte des projections réglementaires pour votre substance
Les propriétés intrinsèques de votre substance impliquent-elles qu’elle peut être source de préoccupation pour la santé humaine ou l’environnement? Si oui, elle pourrait être progressivement écartée dans le cadre d’autres procédures REACH (l’autorisation par exemple) dans un avenir proche.

2. Comment l’enregistrement REACH affecte-t-il votre entreprise?

Décidez du type d’enregistrement Pour quelle fourchette de quantité prévoyez-vous d’enregistrer votre substance?  Votre enregistrement concerne-t-il uniquement les utilisations intermédiaires dans des conditions strictement contrôlées? Les données requises et les coûts liés à votre enregistrement diffèrent considérablement selon la quantité et le type d’enregistrement.

Collecte et évaluation des informations disponibles sur votre substance
Selon le type de votre enregistrement, vous devez recueillir les informations sur votre substance et ses effets sur la santé humaine et l’environnement. Il s’agit d’un travail d’expert. Disposez-vous de l’expertise en interne ou devez-vous l’externaliser?

Constituez votre propre dossier d’enregistrement
Même si la plupart des informations devraient normalement être soumises conjointement avec d’autres entreprises, certaines informations sont demandées à chaque déclarant individuellement. Vous devez décider si vous voulez externaliser ce travail ou le réaliser en interne.

Calculez la redevance d’enregistrement REACH
L’enregistrement REACH requiert le paiement d’une redevance à l’ECHA qui est fonction de la fourchette de quantité, du type d’enregistrement et de la taille de votre entreprise.

Les petites et moyennes entreprises bénéficient de redevances d’enregistrement réduites. Vous devez vérifier soigneusement si vous vous inscrivez dans cette catégorie, car l’ECHA pourrait vous demander ultérieurement de lui fournir les documents justificatifs adéquats.

Cartographiez les utilisations et des conditions d’utilisation de votre substance pour vos propres utilisations et celles de votre chaîne d’approvisionnement
Souhaitez-vous garder confidentielles certaines de vos utilisations? S’il s’agit d’une substance que vous allez enregistrer dans la fourchette de quantité de 10 tonnes ou plus par an, vous devrez procéder vous-même à une évaluation de la sécurité chimique de cette substance.

Connaissez-vous les principales utilisations que font vos clients de votre substance? Quelles utilisations souhaitez-vous encourager dans le cadre de votre enregistrement?

Connaissez-vous bien vos clients et vos fournisseurs? Si oui, vous pouvez probablement compter sur eux pour vous aider à recueillir les informations dont vous avez besoin pour votre enregistrement. Dans le cas contraire, vous devez consacrer du temps et des ressources à récupérer les données nécessaires.

Êtes-vous membre d’une organisation sectorielle? Si oui, a-t-elle organisé le travail de recueil des informations sur les utilisations? Si non, vous pourriez avoir besoin de compiler ces informations vous-même.

Tenez l’enregistrement à jour
Une fois l’enregistrement validé, vous devez le tenir à jour. Par exemple, les nouvelles utilisations doivent être évaluées pour attester qu’elles sont sûres et les inclure dans l’enregistrement. Les autorités peuvent également demander des mises à jour. Conservez des ressources pour préparer les mises à jour.

3. Vous devez collaborer avec d’autres entreprises

Trouvez vos co-déclarants
Si vous avez des co-déclarants pour votre substance, vous êtes censé partager les coûts de l’enregistrement avec eux. Cela permettra de réduire vos coûts individuels. L’enregistrement conjoint permet également d’éviter la duplication des travaux et des essais sur les animaux.

Il est également possible que vous soyez le seul à enregistrer la substance. Si cela signifie que vous n’ayez aucune ressource à engager pour coopérer avec d’autres, tout le travail d’enregistrement vous incombe.

Démarrez la coopération avec vos co-déclarants
Les co-déclarants doivent se mettre d’accord sur la manière dont ils collaborent.

Si vous commencez à organiser la coopération de zéro, vous devez investir du temps et des ressources dans la phase de lancement.

Si votre substance est déjà enregistrée, votre processus d’enregistrement est généralement plus rapide et consiste principalement à se mettre d’accord sur le partage des données et des coûts avec les déclarants existants.

Interagissez avec vos co-déclarants
Vous devez vous mettre d’accord sur le contenu de l’enregistrement conjoint avec vos co-déclarants. Cela signifie que vous devez investir dans des activités de collaboration telles que des réunions ou des conférences web.

Évaluez les informations dont vous disposez en tant que groupe de co-déclarants
En fonction de votre type d’enregistrement et des informations identifiées par vos co-déclarants, vous devez examiner à la fois la fiabilité et la pertinence des informations. Il s’agit d’un travail d’expert. Vous devez décider avec vos co-déclarants s’il convient ou non de sous-traiter cette tâche.

Négociez le partage des données
Les propriétaires des données ont droit à une indemnisation pour le partage de ces dernières. Vous devez prévoir d’allouer des ressources pour ces négociations.

Obtenez les informations manquantes pour votre enregistrement
Si vous ou vos co-déclarants ne disposez pas de toutes les données requises pour l’enregistrement, vous devez décider de la meilleure façon de combler les lacunes en matière de données. Il s’agit d’un travail d’expert. Vous devez décider avec vos co-déclarants s’il convient ou non de sous-traiter cette tâche.

N’oubliez pas que les essais sur les animaux vertébrés ne doivent être utilisés qu’en dernier recours.

Compilez le dossier d’enregistrement conjoint
Les informations d’enregistrement doivent être saisies dans un dossier d’enregistrement en renseignant un champ après l’autre. Vous devez décider avec vos co-déclarants s’il convient ou non d’externaliser cette tâche.

Tenez votre enregistrement à jour
Une fois l’enregistrement validé, vous devez également tenir à jour la partie commune de votre enregistrement. En outre, les autorités peuvent demander des mises à jour. Conservez des ressources pour préparer les mises à jour et convenez avec vos co-déclarants d’un processus de mise à jour.

 

4. Comment organiser le travail en interne

Uniformisez vos processus internes pour l’enregistrement REACH
La préparation d’un enregistrement peut prendre un an. S’il n’existe aucune information sur les dangers, cela peut même prendre plus longtemps. Si vous avez plusieurs substances à enregistrer, établissez un plan de projet clair de façon à pouvoir gérer la charge de travail.

Vos collègues connaissent-ils REACH et ce qu’il implique pour votre entreprise? Sur le long terme, il est utile de disposer d’un système de suivi interne pour les questions en lien avec REACH. Vous devez impliquer, par exemple, la facturation, les ventes et les collègues qui rédigent les fiches de données de sécurité.

Planifiez la manière dont vous pouvez suivre les volumes des substances au sein de votre entreprise. Pour une substance donnée, vous pouvez, par exemple, avoir des importations en provenance de différents pays, des utilisations intermédiaires et non intermédiaires, ou des importations de substance en tant que telle et dans des mélanges: tout cela aura une incidence sur vos obligations.

Anticipez la nécessité de réviser vos fiches de données de sécurité
Les nouvelles informations recueillies au cours du processus d’enregistrement peuvent donner lieu à des changements, par exemple dans la classification de la substance, et il pourrait être nécessaire de mettre à jour les fiches de données de sécurité. Lorsque la fiche de données de sécurité est mise à jour, vous devez joindre les scénarios d’exposition des substances dangereuses enregistrées pour une fourchette de quantité égale ou supérieure à 10 tonnes par an.

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