EU:n jäsenvaltioon sijoittautuneiden viejien on ilmoitettava aikeestaan viedä tiettyjä kemikaaleja EU:n ulkopuolisiin maihin. Tämä vaatimus koskee PIC-asetuksen liitteessä I lueteltuja kemikaaleja. Viejien on tehtävä ilmoitus viennin alkuperämaan nimetylle kansalliselle viranomaiselle, ennen kuin vuoden ensimmäinen vienti tapahtuu ja sen jälkeen ennen jokaisen seuraavan kalenterivuoden ensimmäistä vientiä.

Jokaiselle vienti-ilmoitukselle annetaan yksilöllinen tunniste, jota kutsutaan viitenumeroksi. Sillä helpotetaan mm. liitteessä I lueteltujen kemikaalien vientien tullivalvontaa.

Ilmoituksen sisältö

Vienti-ilmoituksen tärkeimpiin tietovaatimuksiin kuuluvat seuraavat:

• Vietävän aineen, seoksen tai esineen tunnistetiedot. Näitä ovat tyypillisesti EY-numero, CAS-numero ja kemiallinen nimi, sellaisena kuin se on luetteloitu asetuksessa.
• Vientiä koskevat tiedot, kuten alkuperämaa, määrämaa, vuoden ensimmäisen vientitapahtuman odotettu päivämäärä, arvioitu vietävä määrä, aiottu käyttötarkoitus määrämaassa, viejän ja tuojan nimi ja osoite.
• Tiedot varotoimenpiteistä.
• Tiivistelmä fysikaalis-kemiallisista, toksikologisista ja ekotoksikologisista ominaisuuksista.
• Kemikaalin käyttötarkoitus EU:ssa.
• Tiivistelmä sääntelytoimista ja niiden syyt.

Tietovaatimukset esitetään kokonaisuudessaan PIC-asetuksen liitteessä II.

Aikomuksesta viedä liitteessä I lueteltua kemikaalia on ilmoitettava viimeistään seuraavan aikataulun mukaisesti:

• 35 päivää ennen vientiä: Viejän on tehtävä ilmoitus nimetylle kansalliselle viranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hän toimii.
• 25 päivää ennen kuin viennin on tarkoitus tapahtua: nimetty kansallinen viranomainen vahvistaa ilmoituksen ja toimittaa sen kemikaalivirastolle.
• 15 päivää ennen kuin viennin on tarkoitus tapahtua: kemikaalivirasto lähettää ilmoituksen EU:n ulkopuolisen tuojamaan nimetylle kansalliselle viranomaiselle.