Representante exclusivo

Las empresas ubicadas fuera del EEE pueden designar a un representante exclusivo residente en el EEE para asumir las tareas y responsabilidades de los importadores con el fin de cumplir los requisitos del Reglamento REACH. Esta práctica simplifica el acceso de sus productos al mercado del EEE, asegura el suministro y reduce las responsabilidades de los importadores.

Los representantes exclusivos deberán:

ser una persona física o jurídica establecida físicamente en el EEE,
contar con conocimientos suficientes en la manipulación práctica de las sustancias e información relacionada con las mismas,
ser designados de mutuo acuerdo con el fabricante, formulador o productor del artículo de fuera del EEE,
ser responsables del cumplimiento de los requisitos legales para importadores con arreglo al Reglamento REACH.

Los representantes exclusivos pueden representar a más de un proveedor no perteneciente al EEE pero deberán mantener por separado la información relativa a cada uno de ellos.

La empresa no perteneciente al EEE deberá informar al importador o importadores de la misma cadena de suministro sobre su designación como representante exclusivo. A continuación, dichos importadores pasarán a considerarse usuarios intermedios conforme al Reglamento REACH.

Usted no se considerará un representante exclusivo si:

su proveedor no perteneciente al EEE es un distribuidor,
su única función es actuar como representante de terceros en el proceso de puesta en común de datos del Reglamento REACH.

¿Qué debo hacer?

Deberá cumplir las obligaciones de registro de un importador y requisitos adicionales específicos de su función como representante exclusivo.

Prepare y proceda al registro

Deberá registrar la sustancia ante la ECHA. Existe una regla básica: no hay comercialización sin registro.

Deberá facilitar información sobre las propiedades y los peligros de la sustancia, indicando cómo se puede utilizar de manera segura. La cantidad de información necesaria depende del tonelaje importado y de los peligros asociados a la sustancia. Cuanto menor sea el tonelaje y menos peligrosa sea la sustancia, menos información deberá facilitar.

Deberá comprobar si la sustancia ya se ha registrado previamente. Si no ha sido así, y cumple los requisitos para el prerregistro tardío, deberá registrarla a más tardar el 31 de mayo de 2018. Si no los cumple, deberá registrar la sustancia antes de que se pueda comercializar en el EEE.

El registro se efectúa conjuntamente con los fabricantes e importadores del EEE de la misma sustancia. También exige la puesta en común con ellos de los datos necesarios para el registro.

Sus obligaciones y las de la empresa no perteneciente al EEE se explican en el documento de orientación sobre registro y en las páginas web para fabricantes no pertenecientes a la UE.

Tendrá que cumplir los siguientes requisitos específicos para usted, además de los correspondientes a los importadores:

deberá facilitar la información a los importadores (ahora usuarios intermedios) para que puedan compilar fichas de datos de seguridad y mantener registros sobre el suministro de las últimas actualizaciones de las fichas de datos de seguridad durante el desarrollo continuado de sus actividades,
deberá preparar y mantener un inventario actualizado de importadores y del tonelaje importado por cada uno de ellos y facilitar dicho inventario a las autoridades responsables del cumplimiento, previa solicitud.

Adopte medidas para las sustancias extremadamente preocupantes

La identificación de una sustancia como extremadamente preocupante y su inclusión en la Lista de sustancias candidatas para autorización conforme al Reglamento REACH desencadenará obligaciones adicionales para los importadores del EEE y para usted.

En el caso de una sustancia importada por sí misma o en una mezcla, se requiere una actualización de la ficha de datos de seguridad. Como representante exclusivo (tanto si usted es el proveedor real o no) tiene el deber de mantener registros del suministro de la ficha de datos de seguridad actualizada
En el caso de una sustancia incluida en un artículo importado, puede que, bajo determinadas circunstancias, esté obligado a notificar a la ECHA en el plazo de seis meses tras su importación

Tenga clara su función en el proceso de autorización

Cuando representa a una empresa no perteneciente al EEE y una de sus sustancias está incluida en la lista de sustancias que requieren autorización, deberá informar a la empresa sobre las consecuencias que esto tiene para el producto.

Si no existen excepciones genéricas o específicas del procedimiento de autorización con arreglo al Reglamento REACH, la empresa no perteneciente al EEE deberá decidir si detiene la exportación de la sustancia en el EEE o solicita la autorización. Si la empresa no perteneciente al EEE decide solicitar la autorización, se le puede designar a usted para que actúe en su nombre.

Cumpla las restricciones

Si no se pueden controlar los riesgos para la salud humana y el medio ambiente provocados por una sustancia, esta puede estar restringida en el EEE.

Esto puede significar:

una prohibición total,
una restricción de comercialización y usos específicos, o
una limitación de los niveles de concentración de la sustancia en mezclas o en artículos.

La prohibición del amianto, las restricciones en la comercialización y uso de plomo en joyería y el límite en la concentración de cromo hexavalente en los productos de piel son ejemplos de estas medidas.

Deberá informar a la empresa no perteneciente al EEE sobre cualquier nueva restricción y las consecuencias para su producto. También tendrá obligación de mantener registros (tanto si usted es el proveedor real o no) del suministro de una ficha de datos de seguridad actualizada con información sobre la nueva restricción.