REACH-IT est l’outil informatique que vous devez utiliser pour soumettre des informations à l’ECHA, y compris pour les demandes et les enregistrements.

Vous pouvez accéder à REACH-IT depuis la page d’accueil de l’ECHA. Vous devez vous connecter à l’aide de votre ID d’utilisateur et de votre mot de passe. Si vous n’êtes pas encore inscrit en tant qu’utilisateur, vous pouvez vous inscrire.

Dans le menu Recherche de REACH-IT, cliquez sur «Co-registrants» (Co-déclarants) pour trouver la page des co-déclarants en utilisant vos identifiants de substance (par exemple, le numéro CE).

La section «Registrants» (déclarants) mentionnera les entreprises qui ont enregistré la substance, le cas échéant, ainsi que leurs coordonnées et leur rôle dans la soumission conjointe.

La section «Potential registrants» (déclarants potentiels) indique les entreprises qui ont déposé une demande pour la substance mais ne l’ont pas encore enregistrée, ainsi que leurs coordonnées. Vous serez répertorié dans cette section.

Étant donné que vous devrez participer à une soumission conjointe, il est important que vos coordonnées soient à jour afin que vos co-déclarants puissent vous contacter.

Les coordonnées de votre contact qui seront indiquées dans la page des co-déclarants sont les cordonnées de contact que vous avez fournies dans votre demande, à savoir celles d’une personne de votre entreprise ou d’un représentant tiers (TPR) normalement.

Déterminez si, dans votre demande, vous souhaitez conserver le contact actuel ou le mettre à jour

Dans la page des co-déclarants, cliquez sur le bouton «Joint submissions» (Soumissions conjointes). Dans la page «Joint submission search» (Recherche de soumission conjointe) à laquelle vous accédez, cochez la case «Show other joint submissions?» (Afficher les autres soumissions conjointes?), faute de quoi, les résultats de la recherche seront limités aux soumissions conjointes dont vous êtes déjà membre.

Les résultats de la recherche vous indiqueront les soumissions conjointes existantes pour la substance. Si vous n’avez pas déposé de demande, la recherche ne renverra aucun résultat.

S’il n’existe pas de soumission conjointe, vous devez vous préparer à en créer une avec vos co-déclarants.

S’il existe une soumission conjointe, vérifiez si son type correspond à votre enregistrement:

• si vous envisagez d’enregistrer une substance utilisée comme intermédiaire qui est (fabriquée ou) utilisée dans des conditions strictement contrôlées, vous pouvez rejoindre soit une soumission conjointe dite «totale» (standard), soit une soumission conjointe dite «intermédiaire» pour votre substance;
• si vous envisagez un enregistrement total, vous ne pouvez rejoindre qu’une soumission conjointe «totale». S’il n’existe qu’une soumission conjointe «intermédiaire», vous pouvez convaincre la soumission conjointe existante de devenir une soumission conjointe «totale» ou vous préparer à créer vous-même une soumission conjointe «totale».

Même si la substance n’a pas encore été enregistrée, il est possible qu’une soumission conjointe ait déjà été créée par d’autres demandeurs (antérieurs).

Si une soumission conjointe doit être créée, contactez vos co-déclarants aux coordonnées figurant sur la page des co-déclarants pour discuter des étapes suivantes.

Si vous entendez rejoindre une soumission conjointe, contactez le déclarant principal en utilisant les coordonnées mentionnées sur la page «Joint submission search» (Recherche de soumission conjointe).

L’envoi d'un courrier électronique constitue généralement la solution la plus simple pour contacter les co-déclarants ou le déclarant principal. Vous ne pouvez pas les contacter par l’intermédiaire de REACH-IT.

Répondez à vos co-déclarants lorsqu’ils vous contactent au sujet de vos intentions d’enregistrement.

Une fois que vous êtes en contact avec vos co-déclarants, vous devez établir la similitude des substances.

Pour établir la similitude des substances, tous les co-déclarants (vous y compris) doivent avoir déterminé le nom de leur substance en s’appuyant sur le Guide pour l’identification et la désignation des substances dans le cadre de REACH et du CLP (voir aussi phase 1: Prenez connaissance de votre portefeuille).

Si le nom est identique, les substances sont alors considérées comme similaires.

Si vous avez une quelconque préoccupation concernant des informations commerciales confidentielles (CBI) lorsque vous discutez de la similitude des substances, préparez-vous à cette question par voie de contrat avant d’entamer une collaboration.

Les co-déclarants qui préparent un enregistrement conjoint doivent aussi appliquer collectivement les principes de l’annexe III du Guide pour l’identification et la désignation des substances dans le cadre de REACH et du CLP afin de définir les limites de la substance correspondant aux données qu’ils soumettront conjointement.

Ce profil d’identité de la substance (PIS) devra figurer dans le dossier d’enregistrement du déclarant principal.

Dans le cas où vous rejoignez une soumission conjointe, vous devrez vous assurer que votre substance s’inscrit dans les limites du profil d’identité de la substance (PIS) convenues par les co-déclarants. Si votre substance ne s’inscrit pas dans les limites du PIS, vous et vos co-déclarants devrez convenir soit d’une extension de la portée du PIS, soit du fait que votre substance ne s’inscrit pas dans le champ d’application de cette soumission conjointe.

Dès lors que vous êtes convenus que vos substances sont les mêmes et que tous les co-déclarants (vous y compris) répondent au PIS de la soumission conjointe, vous pouvez commencer à collaborer pour partager des données et les coûts de l’enregistrement conjoint (voir phase 3: Organisez-vous avec vos co-déclarants).

Il existe deux rôles formellement distincts dans la soumission conjointe: celui de déclarant principal et, le cas échéant, celui de déclarant membre. Tous les co-déclarants sont cependant responsables du calendrier et de l’avancement des travaux, du contenu des éléments conjoints de l’enregistrement et du contenu des éléments de l’enregistrement qui les concernent exclusivement.

Au moment de créer une soumission conjointe, les co-déclarants éliront un déclarant principal (voir phase 3: Organisez-vous avec vos co-déclarants). Le déclarant principal devra recevoir l’accord des co-déclarants et devra d’abord soumettre la partie commune de l’enregistrement par l’intermédiaire de REACH-IT, avant que les membres ne puissent soumettre leurs enregistrements. Le déclarant principal doit également distribuer les numéros d’authentification aux membres afin qu’ils puissent participer à la soumission conjointe (voir phase 6: Soumettez votre dossier d’enregistrement).

Pour toutes les autres tâches, vous devez décider avec vos co-déclarants des modalités de votre collaboration. Dans la pratique, cela consiste à décider qui fait quoi et si certaines tâches doivent être externalisées. L’accord est généralement documenté.

Ce dernier doit couvrir les différentes activités que les co-déclarants doivent réaliser pour enregistrer la substance (voir phases 3, 4, 5 et 6) et tenir l’enregistrement à jour (voir phase 7). Ces activités incluent:

• Tâches administratives: établissement de points de contact pour les communications, organisation des modalités de gestion des factures et des paiements, mise au point de plans de remboursement et tenue de registres.
• Préparation du contenu du dossier: collecte des données existantes, génération de nouvelles données, discussion sur la qualité des données, accord sur la nature des données à soumettre conjointement, négociation des coûts du partage des données, réalisation d’évaluations de la sécurité chimique, établissement de la classification et préparation du rapport sur la sécurité chimique.
• Préparation et soumission du dossier IUCLID: création de la partie conjointe de l’enregistrement dans IUCLID, soumission du dossier à l’ECHA et suivi de la facture et des messages dans REACH-IT.

Si vous vous apprêtez à rejoindre une soumission conjointe, vous serez normalement un membre déclarant. Les co-déclarants qui vous ont précédé ont déjà élu le déclarant principal et décidé des modalités de la collaboration. Cela sera généralement documenté dans un accord. Pour de plus amples informations sur la manière de convenir du partage des données et de leur soumission conjointe, voir phase 3. Le déclarant principal vous donnera votre numéro d’authentification de façon à ce que vous puissiez rejoindre la soumission conjointe dans REACH-IT.