Un potenziale dichiarante può trovarsi in due situazioni:

1. Se non è ancora stata presentata una registrazione, deve organizzarsi con altri potenziali co-dichiaranti e preparare la registrazione collettiva. Se è l'unico dichiarante per una sostanza, deve procedere per conto proprio.
2. Se esiste già una registrazione collettiva, deve contattare i dichiaranti e prendere accordi per collaborare con essi.

Se non esiste ancora una registrazione per la sostanza in questione bisogna prendere accordi con i co-dichiaranti su come operare e collaborare nell'ambito del forum per lo scambio di informazioni sulle sostanze (SIEF). I membri del SIEF devono condividere i dati scientifici disponibili e decidere come colmare le eventuali lacune negli stessi. Occorre discutere della pertinenza, dell'affidabilità e dell'adeguatezza dei dati disponibili. Questo processo, che richiede del tempo, deve essere completato prima della preparazione e della presentazione del fascicolo di registrazione. Infine, occorre trovare un accordo sulla ripartizione dei costi.

Se la sostanza in questione è già registrata, è probabile che il lavoro preparatorio sia già stato completato. È necessario mettersi in contatto con il dichiarante capofila per diventare membro della trasmissione congiunta dopo aver preso accordi in merito alla condivisione dei dati e ripartizione dei costi.

Ripartizione dei costi

Ai sensi del regolamento REACH, i costi devono essere ripartiti in modo obiettivo, trasparente e non discriminatorio. La condivisione dei dati ha lo scopo di ripartire i costi reali correlati alla registrazione, non di generare profitti per una delle parti. I membri del SIEF devono raggiungere un accordo su come ripartire i costi relativi ai dati e all'amministrazione del SIEF.

Supporto da parte dell'ECHA

In ultima istanza, se non è possibile raggiungere un accordo sulla condivisione dei dati e dei costi, è possibile avvalersi della valutazione dell'ECHA. In alcune circostanze, ciò può avere come conseguenza il diritto di consultare i dati pertinenti. La procedura relativa alle controversie sulla condivisione dei dati è gratuita e può essere gestita senza assistenza legale.