La domanda di autorizzazione e il successivo processo decisionale relativo alla concessione di un'autorizzazione a immettere sul mercato o usare una sostanza inclusa nell'allegato XIV (vale a dire l'elenco delle sostanze soggette ad autorizzazione) al regolamento REACH prevedono le fasi riportate qui di seguito.

1. Preparazione di una domanda di autorizzazione

Un fabbricante, un importatore o un utilizzatore a valle della sostanza inclusa nell'elenco delle sostanze soggette ad autorizzazione può preparare una domanda di autorizzazione per l'uso o gli usi per cui intende immettere sul mercato la sostanza.

2. Notifica e sessioni informative precedenti alla presentazione dei fascicoli

I richiedenti sono tenuti a notificare all'ECHA con largo anticipo la loro intenzione di presentare domanda. 

Al momento della notifica o in una fase successiva, i futuri richiedenti possono chiedere una sessione informativa con l'ECHA prima della presentazione dei fascicoli al fine di chiarire eventuali questioni normative e procedurali relative alla domanda di autorizzazione.

3. Presentazione della domanda

I richiedenti presentano le loro domande di autorizzazione all'ECHA.

4. Preparazione della fattura

L'ECHA verifica che la domanda sia completa e possa essere trattata, per poter preparare e inviare una fattura.

5. Pagamento della fattura

I richiedenti sono tenuti al pagamento della fattura. Dopo la ricezione del pagamento entro il termine specificato, la domanda si considera presentata e i comitati possono iniziare il loro lavoro.

6. Controllo di conformità

I comitati, con l'aiuto del segretariato, verificano la conformità della domanda con le prescrizioni in materia d'informazione ai sensi dell'articolo 62 del regolamento REACH. I comitati possono chiedere congiuntamente di fornire ulteriori informazioni per rendere la domanda conforme con le disposizioni del regolamento.

7. Consultazione pubblica sugli usi per cui si è presentata la domanda

L'ECHA pubblica sul suo sito web informazioni generali sugli usi per i quali sono pervenute domande, invitando le parti interessate a presentare informazioni su possibili sostanze e tecniche alternative per tali usi.

8. Richiesta di informazioni supplementari sulle alternative

Il SEAC può chiedere al richiedente e a terzi di presentare informazioni supplementari sulle alternative entro un termine stabilito.

9. Elaborazione di progetti di parere da parte del RAC e del SEAC

I comitati elaborano e adottano progetti di parere in merito alla domanda di autorizzazione entro dieci mesi dalla data di ricezione della stessa. I pareri si basano sulla domanda, su eventuali informazioni ricevute durante la consultazione pubblica e su eventuali alternative fornite dal richiedente o dalle parti interessate in base alla richiesta del SEAC.

10. Osservazioni sui progetti di parere

I richiedenti hanno l'opportunità di presentare osservazioni sui progetti di parere entro due mesi dalla ricezione di questi.

11. Adozione dei pareri definitivi del RAC e del SEAC

Il RAC e il SEAC adottano i rispettivi pareri definitivi tenendo conto delle possibili osservazioni formulate dal richiedente sui progetti di parere. Il segretariato trasmette i pareri alla Commissione europea, agli Stati membri e al richiedente. Una versione non riservata dei pareri viene pubblicata sul sito web dell'ECHA.

12. Elaborazione, adozione e pubblicazione della decisione di autorizzazione

Entro tre mesi dalla ricezione dei pareri dei comitati, la Commissione elabora un progetto di decisione sulla concessione o sul rifiuto dell'autorizzazione. In seguito la Commissione adotta la decisione di rilascio o di rifiuto dell'autorizzazione.

La decisione, in forma sintetica, è pubblicata sulla Gazzetta ufficiale (GU) dell'Unione europea ed è accessibile al pubblico in una banca dati gestita dall'ECHA. L'autorizzazione è soggetta a un periodo di revisione di durata limitata (cfr. Revisione delle autorizzazioni).

Revisione delle autorizzazioni

Le autorizzazioni sono considerate valide fintantoché la Commissione non decide di modificare l'autorizzazione o di revocarla nel contesto di una revisione. Tutte le decisioni di autorizzazione stabiliscono un periodo di revisione di durata limitata. I titolari dell'autorizzazione devono presentare una relazione di revisione almeno diciotto mesi prima dello scadere del periodo di revisione di durata limitata.

Inoltre, le autorizzazioni possono essere rivedute in qualsiasi momento se:

• sono intervenuti mutamenti delle circostanze tali da influenzare il rischio per la salute umana o per l'ambiente o l'impatto socioeconomico;
• sono disponibili nuove informazioni su eventuali succedanei.

13. Conformità con l'autorizzazione

I titolari di un'autorizzazione e gli utilizzatori a valle che usano una sostanza autorizzata devono rispettare le prescrizioni previste dalla decisione di autorizzazione quando immettono sul mercato e/o usano la sostanza.

I titolari delle autorizzazioni (fabbricanti, importatori e/o utilizzatori a valle) devono indicare il numero dell'autorizzazione sull'etichetta prima di immettere sul mercato la sostanza o una miscela contenente tale sostanza. Ciò deve aver luogo senza indugio, non appena il numero dell'autorizzazione è stato pubblicato (cfr. fase 12).

14. Registrazione delle notifiche degli utilizzatori a valle

Gli utilizzatori a valle di una sostanza autorizzata ne danno notifica all'ECHA entro tre mesi dalla prima fornitura della sostanza.

L'ECHA compila un registro degli utilizzatori a valle che hanno proceduto alla notifica (cfr. fase 13) e accorda alle autorità competenti degli Stati membri l'accesso a tale registro.