Hitta dina medregistranter

Du kommer att behöva utbyta data med andra företag och registrera ditt ämne tillsammans med dem. I praktiken betyder det att du måste göra följande:

  1. Lämna in en förfrågan via Reach-IT för att fråga Echa om du har medregistranter. Detta uppmärksammar även dina medregistranter på ditt intresse att registrera.
  2. Om du har medregistranter, enas med dem om att ni har samma ämne.

Vad som händer härnäst beror främst på om ditt ämne redan är registrerat eller inte.

  • Om andra företag har registrerat ditt ämne finns normalt sett redan ett gemensamt inlämnande och du måste ansluta dig till det.
  • Om ditt ämne inte är registrerat, men även andra företag har gjort en förfrågan, måste du och dina medregistranter enas om hur ni ska samarbeta för att göra en gemensam registrering. Om det inte finns några medregistranter kan du starta ett gemensamt inlämnande på egen hand.

För att hitta dina medregistranter börjar du med att lämna in en förfrågan, men du kan i förväg se vilka ämnen som är registrerade i Echas databas över registrerade ämnen.

Förfrågan

Om du planerar att registrera måste du göra en förfrågan till Echa för att få reda på om det redan finns en registrering av ämnet.

En förfrågan sammanställs i IUCLID och lämnas in till Echa via Reach-IT. 

Vid en förfrågan är det viktigt med en korrekt identifiering av ditt ämne för att se till att uppgifterna delas på lämpligt sätt.

Om Echa anser att informationen i förfrågan inte är tillräckligt tydlig för att fastställa ämnets identitet uppmanas du att förbättra informationen.

Om din förfrågan godkänns får du ett förfrågningsnummer och tillgång till medregistranternas sida för ämnet i Reach-IT. På sidan hittar du kontaktuppgifter till de andra företag som har gjort en förfrågan om eller har registrerat ett ämne med samma identitetsbeteckning (t.ex. EG-nummer).

Samtidigt kommer dina medregistranter att uppmärksammas i Reach-IT på att en ny aktör har lagts till på medregistranternas sida.

Din åtkomst till medregistranternas sida kommer att upphöra om du inte registrerar inom ett år. När du registrerar måste du ange förfrågningsnumret i ditt registreringsunderlag.

Förberedelser för att skapa eller ansluta sig till ett gemensamt inlämnande

Stegen nedan förklarar hur man går från en godkänd förfrågan till att förbereda sig för att skapa ett nytt gemensamt inlämnande eller ansluta sig till ett befintligt gemensamt inlämnande. Hur du faktiskt skapar eller ansluter dig förklaras i fas 6: lämna in ditt registreringsunderlag.

Om det inte finns några medregistranter kan du skapa ett gemensamt inlämnande på egen hand. De flesta av stegen nedan gäller även i detta fall.

 

1. Logga in på Reach-IT

Reach-IT är det IT-verktyg du måste använda för att lämna information till Echa, bl.a. förfrågningar och registreringar.

Du kan nå Reach-IT från Echas hemsida. Du loggar in med ditt användar-ID och lösenord. Om du ännu inte har registrerat dig som användare kan du göra det nu.

 

2. Gå in på sidan för medregistranter

Från sökmenyn i Reach-IT klickar du på ”Medregistranter” för att hitta medregistranternas sida med hjälp av identitetsbeteckningen för ämnet (t.ex. EG-nummer).

Avsnittet ”Registranter” visar, i förekommande fall, de företag som har registrerat ämnet med kontaktuppgifter och deras roll i det gemensamma inlämnandet.

Avsnittet ”Potentiella registranter” visar vilka företag som har gjort en förfrågan om ämnet men som ännu inte har registrerat, med kontaktuppgifter. Du kommer att läggas till här.

 

3. Kontrollera att dina kontaktuppgifter stämmer på sidan för medregistranter

Eftersom du måste delta i en gemensam registrering är det viktigt att dina kontaktuppgifter är aktuella så att de andra registranterna kan nå dig.

De kontaktuppgifter som visas om dig på sidan för medregistranter är de kontaktuppgifter som du angav i din förfrågan, vanligtvis en person i ditt företag eller en tredjepartsrepresentant.

Bestäm dig för om du vill behålla den aktuella kontakten i din förfrågan eller om du vill uppdatera den.

 

4. Kontrollera om det finns ett gemensamt inlämnande

Klicka på ”Gemensamt inlämnande” på medregistranternas sida. På söksidan för ”Gemensamt inlämnande” som du kommer till kryssar du i rutan ”Visa andra gemensamma inlämnanden?”. Annars innehåller sökresultatet bara de gemensamma inlämnanden som du redan deltar i.

Sökresultaten visar de gemensamma inlämnanden som redan finns för ämnet. Om du inte har gjort någon förfrågan ger sökningen inte några resultat.

Om det inte finns något gemensamt inlämnande bör du förbereda dig för att skapa ett tillsammans med dina medregistranter.

Om det finns ett gemensamt inlämnande ska du kontrollera om det rör sig om en typ som passar din registrering:

  • Om ämnet du registrerar används som en intermediär som (tillverkas eller) används under strängt kontrollerade betingelser, kan du ansluta dig till antingen ett fullständigt (standard) gemensamt inlämnande eller ett gemensamt inlämnande för intermediärer för ditt ämne.
  • Om du planerar en fullständig registrering kan du bara ansluta dig till ett fullständigt gemensamt inlämnande. Om det endast finns ett gemensamt inlämnande för intermediärer kan du komma överens med dem som gjort det befintliga gemensamma inlämnandet att de istället gör ett fullständigt gemensamt inlämnande, eller så förbereder du dig för att skapa ett fullständigt gemensamt inlämnande på egen hand.

Även om ämnet inte har registrerats ännu kan det hända att ett gemensamt inlämnande redan har skapats av andra som (tidigare) gjort en förfrågan.

 

5. Ta kontakt med dina medregistranter och svara på deras frågor

Om ett gemensamt inlämnande ska skapas kontaktar du dina medregistranter med hjälp av kontaktuppgifterna på sidan för medregistranter för att diskutera nästkommande steg.

Om du går med i ett gemensamt inlämnande ska du kontakta den ledande registranten från söksidan ”Gemensamt inlämnande”.

Det enklaste sättet att kontakta den ledande registranten är vanligen via e-post. Du kan inte kontakta dem via Reach-IT.

Svara dina medregistranter när de kontaktar dig om dina registreringsplaner.

 

6. Fastställ att ni som medregistranter har samma ämne

Så snart du kommer i kontakt med dina medregistranter behöver ni bekräfta att ni har samma ämne.

För att göra detta måste alla medregistranter, inklusive du själv, ha fastställt namnet på sitt ämne enligt Vägledning om identifiering och namngivning av ämnen i enlighet med Reach och CLP (se även fas 1: Lär känna din portfölj).

Om namnet är detsamma anses ämnet vara detsamma.

Om du har frågor som rör konfidentiell affärsinformation vid diskussionen om ämnets likvärdighet ska detta förberedas genom avtal innan arbetet påbörjas.

 

7. Kom överens om profilen för ämnesidentifiering i det gemensamma inlämnandet

Medregistranter som utarbetar en gemensam registrering bör också gemensamt tillämpa principerna i bilaga III till Vägledning om identifiering och namngivning av ämnen enligt Reach och CLP för att definiera gränserna för ämnet som motsvarar de data de lämnar in gemensamt.

Detta kallas för ämnesidentitetsprofil (SIP) och måste rapporteras i den ledande registrantens registreringsunderlag.

Om det rör sig om ett gemensamt inlämnande måste du sedan kontrollera att ditt ämne ligger inom gränserna för den ämnesidentitetsprofil som medregistranterna kommit överens om. Om ditt ämne inte ligger inom gränserna för ämnesidentitetsprofilen måste du och övriga medregistranter komma överens om att antingen utvidga ämnesidentitetsprofilen eller att ditt ämne inte omfattas av detta gemensamma inlämnande.

När ni har kommit överens om att ni har samma ämne och att alla medregistranter, inklusive du själv, passar in i ämnesidentitetsprofilen för det gemensamma inlämnandet, kan ni börja samarbeta för att dela data och kostnader för att registrera gemensamt (se fas 3: Samarbeta med andra registranter).

 

8. Bekanta dig med roller och åtgärder i ett gemensamt inlämnande

Det finns två formellt skilda roller i ett gemensamt inlämnande: en ledande registrant och, i förekommande fall, deltagande registranter. Alla medregistranter är dock ansvariga för tidsplanen och arbetets fortskridande, innehållet i de gemensamma delarna av registreringsunderlaget och innehållet i deras egna delar av registreringsunderlaget.

När ett gemensamt inlämnande skapas utser medregistranterna en ledande registrant (se fas 3: Samarbeta med andra registranter). Den ledande registranten måste ha samtycke från medregistranterna och ska först lämna in den gemensamma delen av registreringen via Reach-IT innan medlemmarna kan lämna in sina registreringar. Den ledande registranten måste också skicka säkerhetsbeviset till de deltagande registranterna så att de kan ansluta sig till det gemensamma inlämnandet (se fas 6: Skicka in ditt registreringsunderlag).

När det gäller alla andra uppgifter måste du komma överens med de andra registranterna om hur ni ska samarbeta. Det innebär i praktiken att besluta om vem som gör vad och om man ska lägga ut vissa uppgifter på entreprenad. Överenskommelsen dokumenteras vanligtvis.

Överenskommelsen ska omfatta de olika åtgärder som medregistranterna måste vidta för att göra en registrering (se faserna 3, 4, 5 and 6) och för att hålla registreringen uppdaterad (se fas 7). Detta omfattar:

  • Administrativa uppgifter: upprätta kommunikationskanaler, organisera hanteringen av fakturor och utbetalningar, ta fram ersättningssystem och sköta bokföringen.
  • Sammanställning av innehållet i registreringsunderlaget: samla in befintliga data, ta fram nya data, diskutera datakvalitet, komma överens om vilka data som ska lämnas in gemensamt, förhandla om kostnaderna för gemensamt utnyttjande av data, genomföra kemikaliesäkerhetsbedömningar, härleda klassificering och ställa samman kemikaliesäkerhetsrapporten.
  • Sammanställning och inlämning av IUCLID-underlaget: ta fram det gemensamma registreringsunderlaget i IUCLID, lämna in underlaget till Echa och följa upp fakturan och meddelandena i Reach-IT.

Om du ansluter dig till ett gemensamt inlämnande blir du normalt en deltagande registrant. De tidigare medregistranterna har redan utsett den ledande registranten och beslutat hur de ska samarbeta. Överenskommelsen dokumenteras vanligtvis. För ytterligare information om hur man kan komma överens om att dela data och lämna in dem gemensamt, se fas 3. Den ledande registranten kommer normalt att ge dig säkerhetsbeviset så att du kan gå med i det gemensamma inlämnandet i Reach-IT.

Categories Display

Taggad som:

(Klicka på taggen för att söka efter relevant innehåll)