Jak współpracować w celu rejestracji REACH – najlepsza praktyka dla MŚP i konsultantów

Wskazówki

Usługodawcy zewnętrzni lub konsultanci mogą mieć kluczowe znaczenie dla MŚP, jeżeli chodzi o zarządzanie ich obowiązkami regulacyjnymi. Przygotowanie rejestracji zgodnie z REACH wymaga czasu, wysiłku i wiedzy fachowej – zasobów, którymi niekoniecznie dysponują mniejsze przedsiębiorstwa poza swoimi zwykłymi obowiązkami biznesowymi. Wynajęci pracownicy mogą stanowić dobrą inwestycję. Poniższe wskazówki są przeznaczone zarówno dla MŚP, jak i konsultantów, aby ułatwić im współpracę w zakresie pomyślnej rejestracji w ramach rozporządzenia REACH.

Wskazówki dla MŚP

 

1. Określ, dlaczego potrzebujesz konsultanta

Czy potrzebujesz porady dotyczącej procesu rejestracji czy kogoś, kto wykona dla Ciebie określoną pracę? A może potrzebujesz pomocy przy niektórych czynnościach np. przy opracowywaniu strategii badań lub przygotowywaniu dokumentacji IUCLID? Czy potrzebujesz konsultanta, który przeszkoli Twoich współpracowników?

Upewnij się, że masz jasno określone cele dotyczące zewnętrznej usługi, którą chcesz wykupić.

 

2. Poznaj podstawy

Jak każde inne rozporządzenie REACH ma swój własny język i terminologię. Warto zainwestować w zrozumienie podstaw, aby móc skutecznie komunikować się z usługodawcami.

Wsparcie ECHA w zakresie rejestracji zgodnej z REACH zostało opracowane z myślą o mniej doświadczonych firmach – im większą masz wiedzę, tym rzadziej będzie dochodzić do nieporozumień. Przed rozpoczęciem pracy zapoznaj się również z naszym Praktycznym przewodnikiem dla menedżerów MŚP i koordynatorów REACH.

 

3. Przygotowuj podstawowe informacje

Aby konsultant mógł ocenić, w jaki sposób może najlepiej Ci pomóc i za jaką cenę, musisz przekazać mu podstawowe informacje na temat:

  • substancji podlegającej rejestracji (nazwa, numer CAS, numer WE);
  • rocznej produkcji lub przywożonych tonaży (istotne w odniesieniu do kosztów danych i opłaty rejestracyjnej);
  • Twojej roli w ramach REACH (producent, importer, formulator);
  • wielkości Twojego przedsiębiorstwa oraz pisemnych dowodów;
  • tożsamości substancji (niezbędne do ustalenia, czy wiodący rejestrujący już istnieje);
  • procesu produkcyjnego, jeżeli Twoja substancja jest UVCB;
  • dostępności istniejących danych analitycznych, fizykochemicznych, toksykologicznych i ekotoksykologicznych lub dostępu do tych danych;
  • sposobów używania tych substancji przez klientów.
Jeżeli konsultant jest Twoim wyłącznym przedstawicielem, przekaż mu informacje niezbędne do wypełnienia obowiązków związanych z pełnioną przez niego rolą (art. 8 rozporządzenia REACH).


Jeżeli jesteś firmą spoza UE, a konsultant jest Twoim wyłącznym przedstawicielem, upewnij się, że jasno uzgodniłeś warunki współpracy, w tym ewentualną zmianę wyłącznego przedstawiciela.

 

4. Wybierz odpowiedniego usługodawcę

Dzięki przekazanym przez Ciebie podstawowym informacjom usługodawcy mogą przedstawić oferty, które będziesz mógł porównać w celu wybrania tej najlepszej. Możesz również poprosić o referencje i informacje ogólne na temat konsultantów, aby upewnić się, że posiadają oni doświadczenie i wiedzę w zakresie przepisów.

Konsultanci, którzy są członkami różnych stowarzyszeń, bardzo często są poddawani krytycznej ocenie przez swoje stowarzyszenie. Niektórzy posiadają certyfikaty lub zaświadczenia o odbytym szkoleniu zgodnie z przyjętymi normami jakości.

Upewnij się również, że konsultant dysponuje zasobami niezbędnymi do zakończenia pracy w uzgodnionym z Tobą terminie.

Aby uzyskać więcej informacji na temat zatrudnienia dobrego konsultanta, zapoznaj się z naszą listą kontrolną.

Przygotowanie i utrzymanie dobrej dokumentacji rejestracyjnej wymaga czasu i pieniędzy. Nie dostaniesz wysokiej jakości usług po bardzo niskich cenach i w krótkim terminie.

 

5. Zacznij wcześniej, bądź na czas

Wcześnie rozpocznij proces rejestracji i wcześnie zatrudnij pomocnika, tak aby mieć wystarczająco dużo czasu na zbudowanie konstruktywnej i solidnej współpracy oraz zakończenie wszystkich etapów niezbędnych do pomyślnej rejestracji.

Aby zatwierdzony harmonogram został dotrzymany, należy odpowiedzieć na pytania konsultanta i dostarczyć mu materiały w uzgodnionym terminie. Opóźnienia po Twojej stronie przełożą się na opóźnienia po stronie konsultanta, co ostatecznie może wpłynąć na powodzenie rejestracji substancji.

 

6. Udostępniaj informacje za pomocą IUCLID w chmurze

Poproś swojego konsultanta, aby korzystał z IUCLID w chmurze dla MŚP podczas przygotowywania rejestracji.

Dzięki temu wasza współpraca będzie w pełni przejrzysta, ponieważ będziesz mógł w łatwy sposób zapewnić swojemu konsultantowi dostęp do swojego konta, a także obaj będziecie mogli pracować w trybie online nad tymi samymi danymi rejestracyjnymi, w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.

Twoje dane są również bezpiecznie przechowywane w ECHA. Dzięki automatycznym aktualizacjom zawsze będziesz mógł pracować na najnowszej wersji IUCLID, wyposażonej w pełni zarządzane kopie zapasowe i dostępnej 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.

Interfejs IUCLID w chmurze jest prostszy niż w przypadku pełnej wersji desktopowej, ponieważ został zaprojektowany specjalnie z myślą o MŚP.

Jeżeli nie chcesz dzielić się swoimi danymi IUCLID z konsultantem lub jeżeli zgadzasz się na przygotowanie dokumentacji gdzie indziej, upewnij się, że ostateczny zbiór danych i dokumentacja zostaną Ci przekazane po zakończeniu prac. Przechowywanie ich na swoim koncie IUCLID w chmurze będzie przydatne, gdy będziesz potrzebował zaktualizować swoją dokumentację rejestracyjną.

 

7. Rozważ obowiązki związane z etapami następującymi po rejestracji

Musisz aktualizować swoje dane i odpowiadać na wszelkie ewentualne prośby ECHA o przekazanie dodatkowych informacji np. w trakcie procesu oceny.

Upewnij się, że prace prowadzone po zakończeniu rejestracji są objęte umową o doradztwo, która uwzględnia również dostęp do danych IUCLID. Ważne jest, abyś przechowywał kopie pełnego zbioru danych i dokumentacji na swoim koncie IUCLID w chmurze nawet po ich przesłaniu, tak abyś mógł dalej zarządzać danymi IUCLID w chmurze w późniejszym terminie.

Pamiętaj również, aby Twoje dane kontaktowe w systemie REACH-IT były aktualne, sprawdzaj na swoim koncie w REACH-IT wszelkie wiadomości od ECHA i przekazuj je swojemu konsultantowi. Możesz również wyrazić zgodę na dodanie do systemu REACH-IT adresu e-mail konsultanta, tak aby mógł bezpośrednio otrzymywać powiadomienia.

Wskazówki dla konsultantów

 

1. Przekazuj przejrzyste informacje

Przedstaw jasną ofertę i związane z nią koszty. Twoja oferta powinna zawierać przejrzyste informacje na temat zawartych w niej usług, ich cen, harmonogramu płatności, sposobu anulowania umowy, uzgodnień dotyczących wykorzystania budżetu klienta, możliwych odstępstw oraz praw przyznanych firmie klienta.

Stwórz system umożliwiający przejrzyste monitorowanie postępów w realizacji projektu.

Zaproponuj bezpłatne pierwsze spotkanie kontrolne.

 

2. Wykaż się wiedzą ekspercką

Upewnij się, że rozumiesz różne procesy związane z REACH i jesteś na bieżąco z najnowszymi informacjami. Śledź wiadomości na temat ECHA, aby nie ominąć żadnych ważnych powiadomień ani aktualizacji.

Szczególnie ważne jest, aby w pełni zrozumieć wymagania w zakresie badań oraz jak działa udostępnianie danych i podział kosztów, ponieważ niewystarczająca wiedza w tych dziedzinach może oznaczać dodatkowe koszty dla klienta.

Jako że Twój klient może nie być ekspertem w zakresie REACH, zarezerwuj czas na wyjaśnienie mu wymogów dotyczących rejestracji w sposób zrozumiały dla laika.

 

3. Rozwiązuj problemy

REACH oferuje wiele rozwiązań konkretnego problemu. Musisz być w stanie dogłębnie przeanalizować sytuację swojego klienta i zaproponować rozwiązania, które są dla niego odpowiednie.

Warto pamiętać, że nikt nie wie wszystkiego. Może zaistnieć potrzeba dodatkowej pomocy i zlecenia niektórych zadań innemu usługodawcy. Należy to jednak uwzględnić w harmonogramie.

 

4. Sporządź plan, rozmawiaj i słuchaj

Sporządź jasny plan realizacji projektu i jego budżetu, aby mieć pewność, że klient wywiązuje się ze swoich zobowiązań i nadal może legalnie prowadzić działalność. Pokaż swojemu klientowi, że posiadasz zasoby niezbędne do wykonywania tej pracy.

Zapewnij dobre kanały wzajemnej komunikacji, bądź otwarty i pamiętaj o tym, aby słuchać. Jeżeli zatrudniasz wielu pracowników, wyznacz jedną osobę do kontaktu z klientem.

Bądź gotowy na poszukiwanie sposobów dostosowania swojego stylu pracy do harmonogramu, budżetu i ogólnych wymagań każdego klienta.

 

5. Zrozum swoją rolę i obowiązki

Upewnij się, że Twój klient zna Twoje umiejętności i możliwości, wyjaśnij co możesz, a czego nie możesz zrobić, aby nie miał fałszywych oczekiwań lub aby nie doszło do nieporozumień. Ostatecznie to Twój klient UE/EOG odpowiada za rejestrację.

Jeżeli jesteś wyłącznym przedstawicielem firmy spoza UE, upewnij się, że Twój klient wie, z czym wiąże się wywóz do UE/EOG na mocy rozporządzenia REACH i jest w stanie pomóc Ci w wypełnianiu obowiązków opisanych w art. 8 tego rozporządzenia.

Jeżeli jesteś przedstawicielem strony trzeciej w firmie, która nie chce ujawniać swojego zainteresowania określoną substancją poprzez udział w forum wymiany informacji o substancjach (forum SIEF) lub konsorcjum, upewnij się, że Twój klient przekazał Ci jasne instrukcje dla każdej sytuacji, w której go reprezentujesz.

Jeżeli klient notorycznie nie wywiązuje się ze swojej części umowy, rozważ możliwość jej rozwiązania.

 

6. Udostępniaj informacje za pomocą IUCLID w chmurze

Korzystaj z IUCLID w chmurze dla MŚP w celu przygotowania dokumentacji rejestracyjnej klienta. IUCLID może zwiększyć przejrzystość procesu rejestracji i ułatwić współpracę z klientami w zakresie danych rejestracyjnych.

Za pomocą IUCLID w chmurze, wersja Trial, możesz organizować szkolenia w zakresie korzystania z IUCLID.

 

7. Utrzymaj swoją reputację

Chroń swoją reputację publiczną, ponieważ nie jest łatwo ją odbudować, gdy zostanie nadszarpnięta. Wywiązuj się ze swoich obowiązków w zakresie dbania o najwyższy poziom odpowiedzialności i integralności.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Oznakowane jako:

(kliknij znak, aby wyszukać właściwą treść)