Przygotowanie do stworzenia nowego SIEF

Dla każdej wstępnie zarejestrowanej substancji utworzono stronę wstępnego SIEF w systemie REACH-IT. Na tej stronie znajdują się dane kontaktowe innych przedsiębiorstw, które dokonały wstępnej rejestracji, posługując się tym samym identyfikatorem substancji (np. numerem WE).

Musicie się ze sobą skontaktować, aby ustalić, kto dokona rejestracji, i sprawdzić, czy wasze substancje są identyczne.

Po ustaleniu, że substancje są identyczne, należy utworzyć forum wymiany informacji o substancjach (SIEF). Jest to szczególna forma współpracy na potrzeby rejestracji REACH, zorganizowanej przez współrejestrujących i zwykle określonej formalnie w umowie.

W ramach SIEF prowadzona jest wymiana posiadanych danych dotyczących substancji ze współrejestrującymi, następuje podział kosztów i przygotowanie wspólnej rejestracji.

W poniższych krokach wyjaśniono, jak przejść od wstępnej rejestracji do przygotowań do utworzenia nowego SIEF.

 

1. Zaloguj się do systemu REACH-IT

REACH-IT jest narzędziem informatycznym, które należy wykorzystać do przekazania ECHA informacji, w tym rejestracji wstępnych i rejestracji.

Dostęp do REACH-IT można uzyskać ze strony głównej ECHA. Logowanie następuje za pomocą identyfikatora użytkownika i hasła. Nowi użytkownicy mogą zapisać się do serwisu.

2. Znajdź i zweryfikuj swoje rejestracje wstępne

Rejestracje wstępne w REACH-IT można znaleźć poprzez „Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs” (Menu, Wyszukiwanie, Rejestracje wstępne i wstępne SIEF). 

Upewnij się, że każda substancja podlegająca rejestracji została wstępnie zarejestrowana. W razie niedokonania rejestracji wstępnej sprawdź, co należy zrobić, w pytaniach i odpowiedziach poniżej.

Pamiętaj, że rejestracje wstępne stanowią nie tylko punkt wyjścia do kontaktowania się ze współrejestrującymi, lecz dają również prawo do działania na rynku europejskim bez rejestracji aż do upływu terminu rejestracji.

3. Zweryfikuj swoje dane kontaktowe w rejestracji wstępnej

Ponieważ konieczna będzie wspólna rejestracja, dane kontaktowe powinny być aktualne, aby umożliwić kontakt między współrejestrującymi.

Każda rejestracja wstępna zawiera dane kontaktowe, na ogół dotyczące osoby w twoim przedsiębiorstwie lub przedstawiciela będącego stroną trzecią (TPR). Te dane kontaktowe (nazwa/imię i nazwisko i e-mail) są dostępne na stronie wstępnego SIEF portalu REACH-IT dla wszystkich podmiotów, które dokonały wstępnej rejestracji substancji.

Zdecyduj, czy chcesz zachować obecne dane kontaktowe w rejestracji wstępnej, czy je zmienić, i upewnij się, że dane te są aktualne w przypadku każdej substancji, którą zamierzasz zarejestrować.

4. Uzyskaj dostęp do danych kontaktowych współrejestrujących na stronie wstępnego SIEF

REACH-IT umożliwia uzyskanie dostępu do danych kontaktowych innych przedsiębiorstw, które dokonały wstępnej rejestracji twojej substancji. Przejdź do „Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs” (Menu, Wyszukiwanie, Rejestracje wstępne i wstępne SIEF) w menu REACH-IT. Można również pobrać pełny wykaz.

Ze współrejestrującymi należy skontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej poza REACH-IT. Nie wszystkie podmioty widniejące na stronie wstępnego SIEF dokonają rejestracji (na przykład z powodu zmian w portfolio lub strategii przedsiębiorstwa), więc liczba otrzymanych odpowiedzi może być niewielka.

5. Aktywnie nawiązuj współpracę

Aby zarejestrować substancję, konieczne będzie działanie. Istnieją różne sposoby:

  • Zainicjuj kontakt ze współrejestrującymi
    Jeśli substancja ma zasadnicze znaczenie dla twojej działalności, wykaż inicjatywę w rozpoczęciu dyskusji. W ten sposób można zadbać o terminową rejestrację substancji. 

    Chęć utworzenia SIEF można zasygnalizować, klikając przycisk „Become facilitator” (Zostań inicjatorem) w REACH-IT.

    Osoba będąca inicjatorem może wskazać na stronie wstępnego SIEF sposób rozpoczęcia dyskusji. Najprawdopodobniej trzeba będzie zorganizować spotkania lub konferencje internetowe.
  • Odpowiedz współrejestrującym Jeżeli to nie ty jesteś inicjatorem, odpowiedz kontaktującemu się inicjatorowi utworzenia SIEF (SFF) lub współrejestrującemu – nawet jeśli nie podjąłeś jeszcze ostatecznej decyzji o rejestracji.
  • Śledź swoje substancje
    Możliwe, że w przypadku niektórych substancji nikt nie rozpocznie współpracy. Należy wówczas samemu skontaktować się ze współrejestrującymi i dowiedzieć się, czy będziesz jedynym podmiotem dokonującym rejestracji danej substancji. Jeżeli tak, należy zarezerwować wystarczający czas na samodzielne przygotowanie rejestracji.
6. Ustal identyczność substancji ze współrejestrującymi

W celu ustalenia identyczności substancji wszyscy współrejestrujący muszą określić jej nazwę zgodnie z Poradnikiem dotyczącym identyfikacji i nazywania substancji na podstawie rozporządzeń REACH i CLP (zob. również etap 1: Znajomość portfolio).

Jeżeli nazwa jest taka sama, substancje uznaje się za identyczne.

W razie obaw związanych z poufnością informacji gospodarczych podczas omawiania identyczności substancji należy zapoznać się z pytaniami i odpowiedziami poniżej.

Po ustaleniu identyczności substancji tworzy się SIEF. Można rozpocząć współpracę w celu wymiany danych i wspólnej rejestracji (zob. etap 3: Podejmij wspólne kroki organizacyjne ze współrejestrującymi).

Uczestnicy SIEF powinni zgodnie stosować zasady Poradnika dotyczącego identyfikacji i nazywania substancji na podstawie rozporządzeń REACH i CLP w celu określenia limitów dla substancji odpowiadającej danym, które będą wspólnie przedkładali. Jest to określane jako profil tożsamości substancji (SIP) i informacje te będą musiały zostać podane w dokumentacji rejestracyjnej wiodącego rejestrującego. Wskazówki dotyczące SIP zawarto w załączniku III do Poradnika dotyczącego identyfikacji i nazywania substancji na podstawie rozporządzeń REACH i CLP.

7. Zapoznaj się z funkcjami i działaniami w ramach SIEF

W ramach SIEF istnieją dwie oficjalnie oddzielne funkcje: wiodący rejestrujący i ewentualnie rejestrujący członkowie. Wszyscy współrejestrujący są jednak odpowiedzialni za harmonogram i postępy prac, treść części wspólnych rejestracji oraz treść jej części własnych.

SIEF wybiera wiodącego rejestrującego.  Będzie on musiał jako pierwszy przedłożyć wspólną rejestrację za pośrednictwem REACH-IT, zanim członkowie będą mogli przedłożyć rejestracje własne. Wiodący rejestrujący musi także przekazać członkom numery tokenów zabezpieczających, aby mogli dołączyć do wspólnej rejestracji (zob. etap 6: Przedłożenie dokumentacji rejestracyjnej).

W przypadku wszystkich innych zadań należy wspólnie ze współrejestrującymi podjąć decyzję dotyczącą sposobu współpracy. W praktyce oznacza to zadecydowanie o tym, kto wykona które czynności i czy niektóre zadania należy zlecić innemu podmiotowi. Porozumienie jest zazwyczaj udokumentowane na przykład w umowie w sprawie SIEF lub umowie konsorcyjnej.

Umowa powinna uwzględniać poszczególne czynności, które uczestnicy SIEF muszą wykonać w celu rejestracji (zob. etapy 3, 4, 5 i 6) oraz utrzymania aktualności rejestracji (zob. etap 7). Do czynności tych należą na przykład następujące prace administracyjne, techniczne i związane z treścią:

  • Administracja SIEF: utworzenie punktów kontaktowych do komunikacji wewnątrz i poza SIEF, określenie sposobu postępowania z fakturami i płatnościami, opracowanie systemów zwrotu kosztów i prowadzenie dokumentacji.
  • Przygotowanie treści dokumentacji: zgromadzenie istniejących danych, utworzenie nowych danych, omówienie jakości danych, ustalenie, które dane zostaną przedłożone wspólnie, wynegocjowanie kosztów wymiany danych, przeprowadzenie ocen bezpieczeństwa chemicznego, określenie klasyfikacji oraz przygotowanie raportu bezpieczeństwa chemicznego.
  • Przygotowanie dokumentacji przy użyciu systemu IUCLID i przedłożenie jej: utworzenie wspólnej dokumentacji rejestracyjnej w IUCLID, przedłożenie dokumentacji do ECHA i podejmowanie dalszych czynności w związku z fakturą i powiadomieniami w REACH-IT.

Categories Display

Oznakowane jako:

(kliknij znak, aby wyszukać właściwą treść)