How to make changes to joint submissions

Lorsqu’une soumission conjointe a été créée dans REACH-IT, il est parfois nécessaire d’y apporter des modifications, de corriger des erreurs ou de l’adapter à une nouvelle situation.

Le déclarant principal de la soumission conjointe peut y apporter certaines modifications, mais celles portant sur les informations suivantes doivent être effectuées par l’ECHA. Pour demander la modification, vous devez contacter l’ECHA au moyen du formulaire de contact.

 

Changement de déclarant principal

Les codéclarants peuvent transférer le rôle de déclarant principal dans REACH-IT si l’ancien et le nouveau déclarant principal sont d’accord. Le nouveau déclarant principal devra resoumettre le dossier d’enregistrement principal pour finaliser le transfert du rôle de déclarant principal.

Si le déclarant principal ne répond plus à vos communications, par exemple pour cause de faillite, de décès, ou pour toute autre raison, les codéclarants peuvent désigner un nouveau déclarant principal. Vous pouvez demander à l’ECHA de réassigner le rôle de déclarant principal dans REACH-IT. Vous devrez produire des éléments de preuve attestant la désignation du nouveau déclarant principal. Avant de réassigner le rôle de déclarant principal, l’ECHA contactera le déclarant principal qui ne répond plus.

 

Documents soumis conjointement

Le guide sur l’utilisation en toute sécurité et le rapport sur la sécurité chimique peuvent être soumis soit par le déclarant principal au nom de tous les membres, soit par chaque déclarant individuellement.

Si, en tant que déclarant principal, vous avez indiqué que ces documents étaient soumis conjointement dans votre dossier, vous ne pouvez pas modifier cette information par la suite. Toutefois, si tous les membres d’une soumission conjointe ont indiqué dans leur dossier qu’ils fourniraient ces documents individuellement, vous pouvez demander à l’ECHA de modifier le statut desdits documents. Avant que vous ne puissiez introduire cette demande, afin de veiller à la cohérence, certains membres devront peut-être mettre à jour leur dossier.

 

Type de soumission conjointe

Depuis l’été 2016, il existe deux types de soumissions conjointes: les soumissions «complètes» et «d’intermédiaires». Une soumission conjointe «complète» peut contenir n’importe quelle combinaison d’enregistrements (standard) complets et d’enregistrements d’intermédiaire. Une soumission conjointe «d’intermédiaire» ne peut contenir que des enregistrements pour une substance utilisée comme intermédiaire (fabriquée ou) utilisée dans des conditions strictement contrôlées. L’existence d’une soumission conjointe «complète» et d’une soumission conjointe «d’intermédiaire» pour la même substance ne s’inscrit pas en violation de l’obligation de soumission conjointe.

En tant que déclarant principal, vous indiquez le type de soumission conjointe dans REACH-IT lorsque vous créez celle-ci, et vous ne pouvez pas le changer par la suite. Vous pouvez toutefois demander à l’ECHA de modifier le type de soumission conjointe si tous les enregistrements correspondent au nouveau type et s’il n’existe encore aucune soumission conjointe de ce type.

 

Fourchette de quantité de la soumission conjointe

Le déclarant principal indique la fourchette de quantité de la soumission conjointe dans son dossier. Cette fourchette détermine les exigences en matière d’information auxquelles doivent répondre les informations soumises conjointement dans le dossier du déclarant principal. Les membres de la soumission conjointe ne peuvent pas enregistrer de fourchette de quantité plus élevée, sauf s’ils soumettent les informations supplémentaires exigées en introduisant une dérogation.

En tant que déclarant principal, vous pouvez augmenter la fourchette de quantité de la soumission conjointe vous-même lorsque vous mettez à jour le dossier d’enregistrement principal, mais vous ne pouvez pas la diminuer. Néanmoins, si tous les membres de la soumission conjointe (à l’exclusion du déclarant principal) ont enregistré une fourchette de quantité inférieure, vous pouvez demander à l’ECHA de diminuer la fourchette de quantité de la soumission conjointe. Certains membres devront peut-être mettre à jour leur dossier avant que vous ne puissiez introduire la demande de modification.

Une fois que l’ECHA aura diminué la fourchette de quantité, vous devrez mettre à jour le dossier du déclarant principal pour indiquer la nouvelle fourchette de quantité de la soumission conjointe. Ne supprimez aucune donnée répondant aux exigences en matière d’information pour la fourchette de quantité supérieure, car vous êtes tenu de fournir toutes les données dont vous disposez concernant la substance, et ces données étaient déjà disponibles.

 

 

Nom de la soumission conjointe

En tant que déclarant principal, vous choisissez le nom de la soumission conjointe lorsque vous la créez dans REACH-IT, et vous ne pouvez pas le modifier par la suite. Dans certains cas justifiés, vous pouvez demander à l’ECHA de modifier le nom.

 

Suppression d’une soumission conjointe vide

Le déclarant principal peut supprimer une soumission conjointe qu’il a créée (par erreur) dans REACH-IT tant qu’aucun des codéclarants n’a soumis son dossier (avec succès ou non). Si un déclarant principal ne supprime pas la soumission conjointe vide créée par erreur, les vrais déclarants de cette substance ne pourront par la suite pas créer de nouvelle soumission et procéder à un enregistrement. Si une telle situation se produit, vous pouvez demander à l’ECHA de supprimer une soumission conjointe abandonnée.

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