Valmistautuminen asiakirja-aineistojen päivityksiin

Rekisteröintiaineiston täytyy vastata nykyistä tietämystä siitä, miten ainetta voidaan käyttää turvallisesti tuotantopaikoilla ja koko toimitusketjussa. Onnistuneen rekisteröinnin ja rekisteröintinumeron saamisen jälkeen on siis vielä tehtävää.

Rekisteröijän on ajantasaistettava rekisteröinti tai osallistuttava rekisteröinnin yhteisen osan ajantasaistamiseen, kun

rekisteröijän tiedot aineesta tai sen käytöstä muuttuvat, esim. aineen suurempi tonnimäärä, uudet käytöt, aineen koostumuksen muutos jne.
rekisteröijä saa arviointipäätöksen, jossa häntä pyydetään lisäämään rekisteröintiin tietoja.

Asiakirja-aineiston ajantasaistamista edellyttävät muutokset

REACH-asetuksen mukaisen kemikaalien rekisteröinnin tietovaatimuksiin tehdyt muutokset saattavat edellyttää asiakirja-aineiston ajantasaistamista. Rekisteröijän on myös kiinnitettävä huomiota vaarallisten aineiden yhdenmukaistettujen luokitusten ja merkintöjen ajantasaistamisesta johtuviin muutoksiin, jotka Euroopan komissio tekee vuosittain mukauttaakseen ne tekniikan kehitykseen.

Kemikaalivirasto voi tehdä tietokoneseulontoja tuodakseen esiin rekisteröintiaineistojen osa-alueita, joiden laatua voidaan parantaa. Kemikaalivirasto voi esiin tulleiden ongelmakohtien korjaamiseksi pyytää rekisteröijää ajantasaistamaan rekisteröintiasiakirjansa ja parantamaan tietojen laatua tulevissa hakemuksissa. Rekisteröijä on kuitenkin vastuussa tietojensa pitämisestä ajan tasalla. Rekisteröijän olisi suhtauduttava asiakirja-aineistoon sillä periaatteella, että se elää koko ajan, ja saatettava se ajan tasalle aina, kun uusia tietoja on saatavilla.

Käytännön neuvoja asiakirja-aineiston ajantasaistamiseen

Seuraavassa esitetään käytännön seikkoja, jotka kannattaa ottaa huomioon rekisteröintiasiakirjoja ajantasaistaessa. Luettelo sisältää ainoastaan suosituksia, eikä sitä tule pitää ainoana ohjeena tarkistettaessa, onko asiakirja-aineiston ajantasaistaminen tarpeen.

Valmistatko ainetta / tuotko ainetta maahan?

Jos et enää valmista tai tuo maahan ainetta, poista REACH-IT-tililläsi olevasta rekisteröinnistä ilmoitus aineen valmistuksesta/maahantuonnista.

Onko aineen tonnimäärä edelleen oikea?

Tarkista, onko rekisteröity tonnimäärä edelleen ajan tasalla. Huomioon otettava tonnimäärä on edellisen kalenterivuoden aikana valmistettu/maahantuotu määrä (eli ei enää kolmen edellisen vuoden keskiarvo).

Asiakirja-aineistoa on ajantasaistettava, jos

rekisteröijän maahantuomien tai valmistamien aineiden tonnimäärät ovat pienentyneet
rekisteröidyn tonnimäärän raja on ylittynyt tai todennäköisesti ylittyy.

Jos tonnimäärä on kasvanut, rekisteröintiasiakirjoihin tarvitaan lisätietoja. Tarkista päärekisteröijän kanssa, onko sinulla pääsy niihin.

Ovatko yhteystietosi ajan tasalla REACH-IT-tilillä?

On tärkeää varmistaa, että REACH-IT-järjestelmässä oleviin rekisteröinteihin ja tietojen yhteistoimituksiin liittyvät yhteystiedot ovat ajan tasalla. Kemikaalivirasto käyttää näitä tietoja saadakseen tarvittaessa yhteyden sinuun. Jos taas olet päärekisteröijä, muut rekisteröijät käyttävät näitä yhteystietoja ottaakseen sinuun yhteyttä.

Onko aineen koostumuksessa muutoksia, jotka vaikuttavat rekisteröintiasiakirjoihin?

Varmista, että aineen koostumus vastaa yhteisesti toimitetuissa tiedoissa ilmoitettua rajaavaa koostumusta. Jos näin ei ole, sinun on joko sovittava päärekisteröijän kanssa rajaavan koostumuksen laajentamisesta tai jättäydyttävä tietojen yhteistoimituksen ulkopuolelle (opt-out) ja toimitettava tarvittavat tiedot itse.

Ovatko aineen kaikki käytöt ilmoitettu rekisteröintiasiakirjoissa?

Jos päärekisteröijä toimittaa kemikaaliturvallisuusraportin yhteisesti, varmista, että kaikki käyttösi ilmoitetaan sekä pääaineistossa että omassa ilmoituksessasi. Rekisteröijän on ilmoitettava aineen käyttö sen koko elinkaaren ajalta (esim. jatkokäyttäjien käytöt).

Jos kemikaaliturvallisuusraporttia ei toimiteta yhteisesti, rekisteröijän on ilmoitettava rekisteröintiasiakirjoissa käytöt ainoastaan omassa toimitusketjussaan (eli oma käyttö ja jatkokäyttäjien käyttö).

Toimitusketjulle tiedottaminen olennaisista muutoksista

Tietyistä rekisteröintiin tehtävistä muutoksista olisi ilmoitettava toimitusketjussa. Näitä ovat muun muassa (laajennettuun) käyttöturvallisuustiedotteeseen, vaaraluokituksiin tai turvallista käyttöä koskeviin ohjeisiin tehdyt muutokset.

Mitä velvollisuuksia rekisteröijällä on onnistuneen rekisteröinnin jälkeen?

Rekisteröintiasiakirjat on pidettävä ajan tasalla. Yhteistoimitukseen osallistuvien rekisteröijien on osallistuttava rekisteröintiasiakirjojen ajantasaistamiseen. Tähän sisältyy tietojen ja kustannusten jakamista koskevia velvoitteita. Ota yhteyttä päärekisteröijään tarkistaaksesi, että noudatat kaikkia REACH-asetuksen mukaisia tietojen ja kustannusten jakamista koskevia velvoitteita.

Mikä on asiakirja-aineiston ajantasaistamisen määräaika?

Asiakirja-aineiston ajantasaistamisen määräaikoja on selvennetty asiakirja-aineiston ajan tasalle saattamista koskevassa täytäntöönpanoasetuksessa. Asiasta on yksityiskohtaista tietoa rekisteröinnin vaiheen 7 kohdassa ”Noudata ajantasaistamisen määräaikoja”.

Muista pitää kaikki hallinnolliset tiedot – kuten oikeushenkilöä, osoitetta ja yhteyshenkilöä koskevat tiedot – REACH-IT:ssä ajan tasalla. Näin viranomaiset ja yhteisrekisteröijät voivat aina saada yhteyden sinuun rekisteröintiä koskevissa kysymyksissä.