Cómo organizarse para las actualizaciones de los expedientes

El expediente de registro debe reflejar los conocimientos actuales sobre cómo una sustancia puede utilizarse con seguridad en los centros de producción y sobre cómo pueden utilizarla los usuarios en toda la cadena de suministro. Esto significa que después de presentar correctamente un registro y recibir el número correspondiente, todavía queda trabajo por hacer.

Debe actualizar su registro o contribuir a actualizar la parte conjunta de su registro cuando:

  1. Sus conocimientos sobre la sustancia o su uso cambien, por ejemplo, un intervalo de tonelaje más elevado, nuevos usos, cambios en la composición de la sustancia, etc.
  2. Reciba una decisión de evaluación en la que se le pida que añada información a su registro.

Cambios que afectarán a las actualizaciones de su expediente

Los cambios en los requisitos de información para el registro de sustancias químicas en el marco de REACH pueden afectar a las actualizaciones de su expediente. También debe prestar atención a los cambios en la clasificación y el etiquetado armonizados de sustancias peligrosas, que se actualiza mediante una «Adaptación al progreso técnico» y que publica anualmente la Comisión Europea.

La ECHA podrá llevar a cabo campañas de análisis informático de los expedientes, con el fin de poner de relieve los aspectos de los registros que pueden mejorarse. Como consecuencia de ello, la ECHA puede recordar a un solicitante de registro que ha de actualizar su expediente de registro para abordar las cuestiones señaladas y para mejorar la calidad de los datos en futuras presentaciones. Sin embargo, el solicitante de registro sigue siendo el responsable de mantener actualizados sus datos. Como solicitante de registro, debe considerar su expediente un «documento vivo» y actualizarlo siempre que se disponga de nueva información.

 

Consejos prácticos para la actualización de expedientes

A continuación figura una serie de puntos prácticos que deben tenerse en cuenta al actualizar el expediente de registro. Esta lista contiene únicamente recomendaciones y no debe considerarse la única fuente de orientación a la hora de verificar si es necesaria o no una actualización del expediente.

Compruebe si sigue fabricando o importando la sustancia

Si ya no fabrica/importa la sustancia, cese el registro de la fabricación/importación en su cuenta REACH-IT.

Compruebe que su intervalo de tonelaje sigue siendo correcto

Compruebe si el intervalo de tonelaje registrado sigue estando actualizado. El tonelaje que debe tenerse en cuenta es la cantidad fabricada/importada durante el año civil anterior (es decir, ya no es la media de los tres años anteriores).

Tendría que actualizar su expediente si:

  • Sus toneladas importadas o fabricadas han disminuido
  • Su intervalo de tonelaje ha superado o es probable que supere el intervalo de tonelaje actualmente registrado.

En un intervalo de tonelaje más elevado, se requiere más información en su expediente de registro. Compruebe con el solicitante de registro principal si tiene acceso a ellos.

Compruebe que sus datos de contacto están al día en REACH-IT

Es importante asegurarse de que los datos de contacto relacionados con sus registros y presentaciones conjuntas en REACH-IT estén actualizados. Cuando sea necesario, la ECHA utilizará esa información para ponerse en contacto con usted. Además, los posibles solicitantes de registro también utilizan esta información de contacto (en el caso de los datos de contacto de un solicitante de registro principal) para ponerse en contacto con usted.

¿Ha habido algún cambio en la composición de su sustancia que afecte a su expediente de registro?

Asegúrese de que la composición de su sustancia entra dentro de los límites que se aplican a la composición de los datos presentados conjuntamente. En caso negativo, deberá acordar con el solicitante de registro principal ampliar la composición límite o renunciar a los datos presentados conjuntamente y facilitar la información necesaria por su cuenta.

¿Están incluidos todos los usos que le da a la sustancia en su expediente o sus expedientes de registro?

Si el solicitante de registro principal facilita conjuntamente el informe sobre la seguridad química (ISQ), asegúrese de que todos sus usos se notifiquen en el expediente principal, así como en el suyo. Debe notificar los usos a lo largo de todo el ciclo de vida de la sustancia (por ejemplo, los usos de sus usuarios intermedios).

Si el ISQ no se facilita conjuntamente, debe notificar en su expediente de registro únicamente los usos de su cadena de suministro (es decir, la suya y la de los usuarios intermedios).

Comunique los cambios pertinentes en la cadena de suministro

Algunos cambios de su registro deben comunicarse a la cadena de suministro, incluidos, entre otros, los cambios en la ficha de datos de seguridad ampliada, las clasificaciones de peligro o las orientaciones sobre el uso seguro.

¿Cuáles son sus obligaciones después de realizar correctamente el registro?

Los expedientes de registro deben mantenerse actualizados. Los solicitantes de registro conjunto tienen la obligación de contribuir al proceso de actualización del expediente de registro. Esto incluye las obligaciones de intercambio de datos y costes. Asegúrese de ponerse en contacto con su solicitante de registro principal para comprobar que cumple todas las obligaciones aplicables en materia de intercambio de datos y costes en virtud de REACH.

¿Cuál es el plazo para actualizar su expediente?

El Reglamento de aplicación relativo a la actualización de expedientes aclaró los plazos para presentar la actualización del expediente. Puede encontrar información detallada al respecto en la sección «Respete los plazos de actualización» de las páginas de la Fase 7.

 

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Recuerde mantener actualizada toda su información administrativa en REACH-IT, como la información sobre su entidad jurídica, domicilio y persona de contacto. De este modo, las autoridades y sus cosolicitantes de registro siempre podrán ponerse en contacto con usted en relación con su registro.